Je to nějaký čas, kdy jsem zde započal insiderský seriál o fungování státní správy. Slíbil jsem pokračování a tak slib plním. Ještě před tím, než se do toho pustím, tak malá rekapitulace z minula. V článku Vrtěti úředníkem – díl první jsem definoval pojem slova úředník. V závěru jsem sliboval, že příště se budu věnovat lidem ve státní sféře. Vezmu to trochu oklikou a představím práci úředníka na jednom příkladu. Jo a ještě dodatek. Ten, kdo by snad vnímal slovo úředník pejorativně, měl by se pokusit oprostit od poslední negativní zkušenosti se státní správou. To za prvé. A za druhé, já jsem taky úředník! Rozumíte?!

Občan versus úředník

Nejprve pohled, který každý zná, tedy směr občan -> úředník. Kdo neměl tu čest, potkat se se státním úředníkem, je buď blázen a nebo šťastný člověk (což se nutně nevylučuje).

Nejhorší pocity, které zažívám, jsou doporučené zásilky. Když na mě ze schránky vypadne papírek s oznámením o uložení zásilky na poště, rozběhne se proud myšlenek. Kdo mi posílá něco doporučeně? Já jsem si nic neobjednal. Tím hůře, je-li papírek s barevným pruhem. Pak je to zcela jistě od nějakého úředníka. Finančák? Rejstřík? Sociálka? Policie? Jedno horší než druhé.

S obavami pak jdu na poštu a čekám, co jsem kde zase provedl, neposlal, zapomněl, nenahlásil, nezaplatil, neobnovil, nezrušil nebo zaplatil ale neoznámil.

Pokud je to opravdu nějaký problém (stát se to může), pak návštěva instituce, která mi dopis poslala, je další adventura. Bušení srdce, pot, zjišťování skutečností, abych se mohl obhájit a vysvětlit, že jsem sice tu silniční daň zaplatit chtěl, ale zapomněl a že tedy tu pokutu a penále ve výši 109 Kč zaplatím. Jen ať mě proboha nemučí dalšími otázkami, na které neznám odpověď!

Nakonec se návštěva v drtivé většině odehraje v naprosté pohodě a paní úřednice se k tomu ještě mile usmívá.

Když to shrnu.  Na úřad jdu s pocitem toho největšího gaunera. A z úřadu mile překvapen a s pocitem, že oni jsou tu pro nás. Že já jsem tu tím klientem.

Takto se občan většinou s úředníkem setká. Přijde – vyřídí – odejde. Dál se nedostane. Nechápe, proč odpověď na jeho dopis trvá 2 měsíce. Nechápe, proč si úředník vymyslel další lejstro. Ono je to totiž trochu složitější.

Úředník versus občan

A teď si pojďme říci, co prožívá úředník. Nikoliv ten, se kterým se potkáváte na úřadech, ale ten, který pracuje v back-office, tedy zajišťuje chod úřadu.

Dejme tomu, že má zajistit dodávku toaletního papíru (samozřejmě recyklovaného a navíc obsahující základní bezpečnostní prvky, jak nařizuje vyhláška ministerstva, která tím reaguje na nařízení Evropské komise). V klasické komerční sféře by prostě prošel pár velkododavatelů a podle ceny a dodacích podmínek odeslal objednávku, případně sepsal smlouvu na pravidelnou dodávku tolik potřebných rolí recyklovaného toaleťáku. Za měsic hotovo a všichni mají na WC po čem hrábnout.

Jenže úředník na to musí jít jinak. Nejprve si musí zjistit, jestli to může objednat přímo. Většinou narazí, protože cena tak velkého množství toaleťáku přesahuje XY Kč a musí na to tedy vypsat výběrové řízení. Což znamená první velký zásek.

Jak na to? Jaký postup? Nějaké formuláře? Podmínky výběrového řízení? Komise pro otevírání obálek? Komise pro hodnocení? Odpovídání na dotazy uchazečů? Jaký typ papíru? Není ten papír v rozporu s nějakou vyhláškou? Co je napsáno ve směrnici? Je třeba to konzultovat s interní kontrolou? A co na to audit? Je možné na toaleťák čerpat prostředky z Evropských fondů? Mohu si na to najmout poradenskou firmu? Jaký je postup? …

Prostě milión a jedna otázka a odpovědi většinou na Googlu nelze najít. Úředník je naprosto ztracen. A protože je úředník svědomitý, začne tuto džungli pomalu rozkrývat – s pomocí právníků a dalších odborníků.

Auditní vsuvka č. 1:  Úředník je požádán, aby se vypořádal s výsledky předchozího auditu, kde bylo řečeno, že není zajištěna dlouhodobá dodávka toaletního papíru. Úředník uvede, že na nápravě se pracuje.

Nakonec se tedy po mnoha peripetiích podaří sestavit zadávací dokumentaci. A k tomu pár dalších příloh. Vyhlásí se výběrové řízení a čeká se. Od okamžiku, kdy úředník zjistil, že potřebuje pro instituci objednat toaleťák, uběhly dva měsíce. Následně musí počkat, až doběhne zadávací lhůta, což je i s nějakými zdrženími další jeden měsíc.

Nastane den D – otevírání obálek. Už při pohledu na stůl s došlými obálkami úředníkovi zatrne. Přišla jen jedna nabídka? Jak je to možné?

Komise tedy obálku otevře, zaprotokoluje a dohodne se na termínu hodnocení. Uběhne další týden.

Sejde se hodnotící komise. Ta se na tu jedinou nabídku podívá a konstatuje, že kromě toho, že přišla jen jedna nabídka, tak ta je navíc očividně nevýhodná a dokonce ani neodpovídá zadávacím podmínkám. Hodnotící komise se tedy shodne na tom, že nevyhlásí vítěze.

Co to znamená? To znamená, že tři měsíce a jeden týden uběhl a na záchodech dochází toaleťák. Je tedy třeba vypsat nové výběrové řízení a pokud možno změnit podmínky natolik, aby byla nějaká šance, že se přihlásí více uchazečů a bude tedy z čeho vybírat.

Auditní vsuvka č. 2: Úředník je požádán, aby vypracoval zprávu o cílech v oblasti dodávek toaletního papíru na příští rok. Uvede, že bude zajištěno firmou, která vyhraje vyběrové řízení, které ale zatím není uzavřené.

Tři týdny uběhnou jako voda, nový materiál je schválen a může se vyhlásit. Následují opět dva až čtyři týdny pauza, kdy se čeká na nabídky.

Pozn. 1: Proč potřebuje úředník 3 týdny na jednoduché doplnění zadávací dokumentace? Čtěte dál a snad pochopíte.

Pozn. 2: V tomto bodě připomínám pro ty, kteří už ztratili stejně jako úředník přehled o tom, co se vlastně řeší: stále hledáme dodavatele toaletního papíru!

Ministerská vsuvka č.1: Z mnisterstva přijde žádost o vyjádření se k problematice propojení dodávek toaletního papíru s obnovou tekutých mýdel a žádost o koordinaci dodávatek a výběru mýdel s ministerstvem.

Odhadem jsme celkem na čtyřech a půl měsících. Skvělé. Přišly dvě nabídky. Opět následuje otevírání obálek, hodnotící komise a … voilá … vyhlášení vítěze. Úředník jásá. Vítěz jásá. Návštěvníci WC jásají, i když už se jede na rezervní zásoby.

Auditní vsuvka č. 3:  Úředník je vyzván, aby vysvětlil, proč nezajistil obnovení dodávek toaletního papíru a je požádán o předložení popisu řešení. 

Teď už se jen dva týdny počká, jestli ten druhý uchazeč, který prohrál, nepodá námitky a může se vesele uzavírat smlouva s vybraným uchazečem.

Kontrolní vsuvka č. 1: Interní kontrola zjišťuje, že na WC došel toaletní papír. Úředník řeší dodávku části toaletního papíru přímým nákupem na objednávku.

Žádná námitka k výběrovému řízení nepřišla, jde se tedy na smlouvu. Ta je už připravena rychle a hned po doběhnutí lhůty pro námitky jde do schvalovacího kolečka, které trvá zhruba dva týdny.

Po pěti měsících se tedy rozbíhají dodávky toaletního papíru dle předem schváleného harmonogramu.

Kontrolní vsuvka č. 2: Interní kontrola zjišťuje, že zadávací podmínky na výběr dodavatele toaletního papíru, by mohly být chápány jako diskriminační. Byl totiž požadován recyklovaný toaletní papír a ten dodávají jen dvě firmy u nás. Navíc pouze jedna splňuje podmínky tří vrstev s jednou protiskluzovou stranou.To bylo požadováno z důvodu zvýšení bezpečnosti na pracovišti.

Auditní vsuvka č. 4: Úředník je vyzván k předložení cílů zajištění jakosti toaletního papíru na další rok.

Úředník po radosti z toho, že má z krku výběr dodavatele rolí jemného třívrstvého toaletního papíru na dva roky dopředu a za menší cenu, než když by to objednával na objednávku, musí řešit nález interní kontroly (viz Kontrolní vsuvka č. 2). Svolává tedy interní právní oddělení a pro jistotu ještě externího právníka (podobnost s causou Diag Human je zde čistě náhodná).

Uběhnou dva měsíce.

Výsledkem je samozřejmě zpráva, která říká, že je vše v pořádku, protože výběr dodavatele  recyklovaného toaletního papíru se třemi vrstvami a antiskluzovou úpravou lze tímto způsobem vybrat bez problémů a i zadávací podmínky byly v pořádku.

Kontrolní vsuvka č. 3: Interní kontrola zjišťuje, že před uzavřením smlouvy s vybraným uchazečem bylo objednáno omezené množství toaletního papíru a ještě k tomu jiného typu. Žádá po úředníkovi, aby písemně vysvětlil, proč k tomu došlo.

Ministerská vsuvka č.2: Z mnisterstva přijde pokyn k nastavení procesů pro výběr dodavatele toaletního papíru a k ověření shody s jejich procesy.

Auditní vsuvka č. 5: Audit požaduje po úředníkovi vyjádření o kompatibilitě recyklovaného toaletního papíru s Evropskými směrnicemi a mj. také bezpečnostními předpisy.

Od rozhodnutí najít dodavatele toaletního papíru uběhlo odhadem více než 7 měsíců. Úředník už vůbec netuší, co bylo na začátku. Jen díky archivu zjišťuje, že důvod, proč požadoval v zadávací dokumentaci recyklovaný toaletní papír byl ten, že to po něm požadovala Evropská komise v usnesení XY, přílohy ZŽ.

Ministerská vsuvka č. 3: Z ministerstva přijde právě schválený a pro úředníka závazný materiál pojednávající o tom, že Evropská komise bude od příštího roku požadovat používání čtyřvrstvého toaletního papíru a navíc objednávání bude muset být centralizováno za celý resort. Požaduje od úředníka návrh nastavení vnitřního informačního systému tak, aby byl kompatibilní s informačním systémem ministerstva a mohlo být tak zajištěno předávání dat o spotřebě toaletního papíru v dohodnutém formátu, který ale zatím nikdo nezná.

Po této zprávě je úředník velice rád, že zajistil dodávku dostatečného množství toaletního papíru. Sice už neodpovídá nařízení ministerstva, ale je naprosto jisté, že jeho spotřeba bude exponenciálně růst.