Dovolená v minulých týdnech mi konečně umožnila dočíst (!!!) knihu GETTING THINGS DONE od Davida Allena, který s tímto principem přišel, provádí školení a dost dobře na tom vydělává. O GTD či české verzi Mít Vše Hotovo (MVH) jsem psal v článku Kniha Getting Things Done (mít vše hotovo) v češtině a i s webem. Dnes se k ní vracím.
S neskrývavým úžasem jsem zjistil, že tuto knihu v originálním znění mám už minimálně od ledna 2009. A až teď se mi podařilo se k ní vrátit a dočíst jí.
Poslední kapitoly už bylo trochu mlácením prázdné slámy a zasazováním principů GTD do nějakýchširších souvislostí.
Tak dlouho mi to celé trvalo (a byl jsem za to terčem posměchu 🙂 ze dvou důvodů:
1) V originále (anglicky) se mi to četlo o něco hůř
2) Dělal jsem si poznámky a dlouze o některých věcech přemýšlel.
Nebudu zde popisovat, podobně jako u jiné knihy a jiného autora – 7 návyků vůdčích osobností od Coveyho jednotlivé kapitoly – ale pár poznámek a takových hlavních tezí snad neškodí zmínit. Nebude to přesné, už jsem si to maličko přiohnul, aby mi to sedlo do huby.
1) Hoďte všechno, co máte udělat (ať už to máte poznamenané kdekoliv, i v hlavě) do jednoho "vstupního zásobníku". Buď na papír, nebo do nějakého systému.
Tohle už dělám nějakou dobu, jen jsem to nedělal úplně pečlivě a používal jsem na to papír. Před týdnem jsem přešel a zkouším software ThinkingRock, který je navržern přímo pro implementaci metody GTD do praxe. Nadšen z něj úplně nejsem, ale zatím je to to nejlepší, co pro Windows existuje.
2) Věci, které máte shromážděné z předchozího bodu, roztřiďte na: ACTION, WAITING-FOR, SOMEDAY/MAYBE a PROJECTS, REFERENCE.
A to platí pro všechny informace. Tedy i emaily. Speciální složkou je Koš.
3) Důležité je u úkolů ve skupině ACTION určit následující akci, tedy zodpovědět si otázku: WHAT’S THE NEXT ACTION?
Tohle je superdůležité. Platí to jak pro úkoly, tak pro porady, prostě pro všechno. Když si zapíšete do seznamu heslo "Autoservis", podvědomí se k tomu bude stavět jinak, než když tam budete mít "Zavolat do autoservisu …"
4) U ACTION, tedy úkolů, které vyžadují nějakou akci, se dále s úkoly nakládá následovně:
– je-li řešitelný do 2 minut, řešte hned
– je-li to na déle, odložte na (i) konkrétní den, (ii) konkrétní den/hodinu, (iii) nebo udělejte prostě ASAP (což neznamená hned, ale prostě hned jak se k tomu dostanete po splnění důležitějších úkolů)
– je-li to úkol, který by měl řešit někdo jiný, delegujte.
5) Pokud se k jednomu TÉMATU objeví více než 2 ÚKOLY, pak se jedná o PROJEKT
Pojem projekt je v GTD velmi široký a znamená prakticky vše, co není řešitelné jedním úkolem. Mně přijde ale na dva související úkoly zbytečné zakládat Projekt , proto jsem si to rozšířil na 2 úkoly.
Dále David Allen závěrem radí:
1) Sežeňte (udělejte) si nějaký osobní systém pro vedení agendy GTD. Tomu musíte naprosto důvěřovat.
2) Vytvořte si vlastní systém pro ukládání informací, referencí a materiálů.
3) Vyčleňte si pravidelně čas na procházení systému úkolů a jejich zpracování.
4) Sdílejte myšlenky s ostatními (vidíte, to teď dělám 🙂
5) Neodkládejte knihu GTD, ale čas od času se do ní mrkněte a zopakujte si to, co nění úplně jasné.
6) Zůstaňte ve spojení (David Allen nabádá v knize k návštěvě jeho domovské adresy www.davidco.com, ale já s klidem odkážu na českou verzi Mít vše hotovo.)
Krátce k ThinkingRock
O softwaru ThinkingRock jsem se zmínil výše. Je multiplatformní, dokonce na stránkách se zmiňuje i verze pro Windows Mobile.
Vypadá i docela pěkně, použitelně a téměř vše z GTD zde nalezneme. Co mi však zatím nefunguje, je propojení kalendáře ThinkingRock (TR) s kalendářem v Thunderbirdu. Možnost nastavení tam je, ale nefunguje to. Nevím, zda to funguje jen v placené verzi 3.x nebo je problém jinde. To je dost frustrující, protože bych rád plánoval některé aktivity přímo z tohoto programu a ne dvojmo – jednou v TR a podruhé v Thunderbirdu. Tato nepříjemnost může nakonec vést k tomu, že vyměním nástroj, ale zatím nevím jaký.
Druhá lapálie je s tou již zmíněnou Windows Mobile verzí – informace a stažení zde. Krátce řečeno, je naprosto k ničemu a nepoužitelná. Zatím toto není zas až takový problém.
Jako už mnohokrát před tím, opět narážím na to, že neexistuje (ani placená) aplikace, která by měla a uměla vše, co člověk očekává. V tomto případě zejména:
– kompletní podporu GTD
– verze jak pro Windows Mobile a Windows vzájemně komunikující a synchronizující se
– propojení s kalendářem (CalDav, iCalendar)
ThinkingRock je k tomu blízko, bohužel zejména ten kalendář je dosti velký problém, který (zbytečně) přidělává práci.
Tolik zatím ke GTD. 🙂