Chcete začít automatizovat, ale nevíte, kudy na to?

V dnešní rychle se měnící době je automatizace klíčem k udržení konkurenceschopnosti a efektivity. Ať už jste malá firma nebo velká korporace, správně zvolená automatizace může dramaticky zlepšit vaše procesy, snížit náklady a zvýšit produktivitu.

 

Proč je audit automatizací důležitý?

1. Identifikace příležitostí: Audit vám pomůže odhalit oblasti, kde automatizace přinese největší užitek. Ne všechny procesy jsou vhodné pro automatizaci a audit vám pomůže identifikovat ty nejlepší kandidáty.
2. Optimalizace nákladů: Zjistíte, kde můžete ušetřit čas a peníze. Audit ukáže, které manuální procesy jsou nákladné a časově náročné.
3. Zvýšení efektivity: Odhalíte neefektivní postupy a zjistíte, jak je lze zlepšit pomocí automatizace.
4. Strategické plánování: Získáte podklady pro informované rozhodování o budoucích investicích do technologií a procesů.
5. Konkurenční výhoda: Pochopíte, jak můžete využít automatizaci k získání náskok před konkurencí.
6. Příprava na budoucnost: Audit vám pomůže připravit se na implementaci pokročilých technologií, jako je umělá inteligence nebo robotická procesní automatizace.
7. Zlepšení zákaznické zkušenosti: Identifikujete oblasti, kde automatizace může zlepšit a zrychlit služby zákazníkům.

 

Investice do auditu automatizace se vám vrátí v podobě jasnější vize, lepšího využití zdrojů a připravenosti na budoucí výzvy. Nechte si zpracovat audit a udělejte první krok k efektivnější a konkurenceschopnější firmě.

 

Jak to probíhá a co vše může být předmětem auditu?

1. Úvod do automatizace ve vaší firmě

Seznámíme se. Popíšeme si, v jakém stavu se právě nacházíte, jaké máte potřeby a očekávání. Řekneme si něco o automatizaci a o jejím významu v moderní firmě. Určitě si ukážeme i jaké jsou aktuální trendy v automatizaci firemních procesů.

2. Cíle auditu automatizace

Stanovíme si cíle automatizace ve vaší firmě. Jak dlouhodobé, strategické, tak ty krátkodobější. Dotkneme se více oblastí, dle vašich preferencí a potřeb. Například:

• Identifikace příležitostí pro zlepšení efektivity
• Snížení nákladů a zvýšení produktivity
• Příprava na implementaci nových technologií

3. Klíčové oblasti pro audit automatizace

Kde se automatizace nejčastěji uplatňuje?

• Obchodní procesy
• Administrativní úkoly
• Zákaznická podpora
• Marketing a prodej
• HR a nábor
• Finanční procesy a účetnictví

4. Metodika provádění auditu automatizace

Audit probíhá v několika navazujících krocích. Některé se mohou opakovat, někdy přidáváme další. Opět postupujeme s ohledem na vaše potřeby.

Nejčastěji jde o:

• Analýza stávajících procesů a systémů
• Identifikace opakujících se úkolů a manuálních činností
• Hodnocení potenciálu pro automatizaci
• Prioritizace oblastí pro automatizaci

5. Kritéria pro rozhodování o automatizaci

Během auditu si zodpovídáme otázky, které mají pak přímý vliv na to, které automatizace se budou realizovat, v jakém rozsahu a pořadí.

Jedná se zejména o tyto vlastnosti:

• Frekvence a objem opakujících se úkolů
• Složitost procesů
• Potenciál pro úsporu času a nákladů
• Vliv na zákaznickou zkušenost
• Soulad s firemní strategií a cíli

6. Technologie pro automatizaci

Identifikovat procesy a místa vhodná pro automatizaci samo o sobě nestačí. V rámci auditu dále řešíme, jakými prostředky by bylo možné procesy automatizovat. Nejedná se ještě o konkrétní návrh řešení, ale předvýběr či vytipování vhodných nástrojů, aplikací a platforem, které následně budou vaše automatizace pohánět.

Zásadní pro tento (před)výběr může být i to, jaké aplikace či systémy aktuálné používáte.

Pohybujeme se v těchto oblastech:

• Umělá inteligence (AI) a strojové učení – hodí se pro automatizaci nebo pro její část nasadit nástroje uměle inteligence? (ChatGPT ad.)
• Robotická procesní automatizace (RPA) – systémy RPA poskytují nástroje pro ovládání aplikací tak, jako by je ovládal člověk myší a klávesnicí. Jen násobně rychleji.
• Low-code a no-code platformy (LCNC) – naprosto jasný trend dnešní doby. Automatizaci či celou firemní aplikaci lze postavit na platformách, které nevyžadují znalosti programování.
• Cloudové služby, aplikace a SaaS řešení – zvážíme, jaká cloudová aplikace bude pro vás vhodná, na pokrytí potřeb automatizace ve vaší firmě.
• Integrační a automatizační platformy – a konečně, automatizaci většinou pohání automatizační platforma (Make, Zapier, n8n apod.), což jsou speciální nástroje, které opět bez nutnosti programování (LCNC) umožňují si vlastní automatizaci a integraci vašich aplikací naklikat.

7. Přínosy automatizace

A ještě se vrátíme znovu k přínosům automatizace. Co sledujete ve své firmě tím, že nasadíte automatizaci?

• Zvýšení efektivity a produktivity
• Snížení chybovosti a zlepšení kvality
• Úspora času a nákladů
• Lepší využití lidských zdrojů
• Zlepšení zákaznické zkušenosti

8. Potenciální rizika a výzvy automatizace

Automatizace může s sebou nést i rizika. I na ně se podíváme. Je lepší o nich vědět, předejít jim, než se nechat překvapit. Jako třeba:

• Počáteční investice a náklady na implementaci
• Náklady na provoz automatizací
• Potřeba přeškolení zaměstnanců
• Možná ztráta flexibility v některých procesech
• Bezpečnostní rizika a ochrana dat

9. Náměty a ukázky automatizací

Každá automatizace i firma je unikátní a specifická, ale pokud bude možnost, zkusíme najít nějaký příklad jiné automatizace. Určitě vás bude zajímat, jaké konkrétní výsledky a přínosy přinesla automatizace jiným firmám.

10. Doporučené kroky po dokončení auditu

Audit je pouze prvním krokem k vaší automatizované firmě. Vstupenka na představení, které můžeme nazvat třeba Transformace do samořiditelné firmy.

A jak začít s auditem automatizace ve vaší firmě?

První kroky jsou následující:

• Určíme osoby, které se budou na vaší straně účastnit auditu
• Stanovíme cíle a očekávání
• Naplánujeme harmonogram auditu
• Audit pak probíhá zejména formou workshopů

Co následuje po auditu?

Součástí auditu je dokument, který shrnuje všechny oblasti uvedené výše, a který na závěr dostanete.  Zároveň si ho projdeme, zrekapitulujeme a okomentumeme si následující vhodné kroky. Těmito kroky mohou být (nejsou už součástí auditu):

• Zadání a technická analýza – podrobnější zadání a/nebo technický popis automatizací
• Vytvoření plánu implementace automatizace
• Výběr vhodných nástrojů a technologií
• Definice MVP – minimálního produktu (funkční demo)

Máte zájem o audit automatizací pro vaší firmu? Domluvte si se mnou schůzku v on-line formuláři.

Nebo napište e-mail na adresu eduard@hlava.net
Případně zavolejte na telefonní číslo: +420 737 377 733