Jak to zpívá ta Pilarka? Kočka není pes, včera není dnes, beebop není swing a louka není les, to každý zná, to každý ví.

A taky by každý měl vědět, že porada není workshop.

Mám dlouhodobě menší problém s tím, jak nakládat s firemními poradami. Máme každé pondělí celofiremní schůzku, kde se kromě priorit (na jakém projektu bude dělat kdo, kdy a s kým), řešily taky obecné obchodní věci (jaké zakázky jsou na spadnutí, jaké výběrko jsme vyhráli nebo nevyhráli) a také obecné věci typu kdo jde na dovolenou, kdy, kam, s kým a proč.

Problém je ale v tom, že zejména projektové věci (a vlastně i ty dovolené apod.) se vždycky týkají jen pár lidí a ten zbytek se buď nudí,  nebo se nudí a k tomu si ještě kreslí do poznámkovníčku.

Vzhledem k tomu, že se  nezabýváme výtvarným uměním a tedy nevyužijeme potenciálu kresličů, dlouho přemýšlím, jak jednak zachovat nějaký smysluplný tok informací ve firmě (aby každý věděl, co se děje a bude dít a jaké jsou priority, proč je to či ono teď důležité), ale zároveň byla tato setkání efektivní. Někdy těmito pondělními setkáními strávíme i hodinu a půl, což při účasti třeba 8 lidí,  znamená 12 člověko-hodin týdně a za měsíc uctyhodných skoro 50 hodin. Ale je tento čas strávený efektivně? Odpověď se nabízí z předchozích řádků – není!

Zamýšlím se co s tím a docházím k tomuto závěru: Je třeba začít rozlišovat poradu a workshop.

Co je to porada?

Poradu definuju jako schůzku, kde se lidé radí, obvykle o dalším postupu nebo o výběru nejlepšího možného řešení.

Pravidla porady:

1) Poradu někdo organizuje a řídí

2) Je dopředu známa agenda (body k jednání)

3) Na poradě je jen ten, kdo má k tématu co říct a jehož se rozhodnutí bezprostředně týká (ci je za něj zodpovědný)

4) Na poradě se vybírá, přijímá či odmítá řešení navržené účastníkem (např. „udělal bych to tak, prosím o vaše připomínky“)

5) Na poradu se chodí už s návrhy řešení a argumenty, nikoliv s prázdnou hlavou a cílem „oni to za mě vyřeší“

6) Porada má omezený čas (zvažuju použití kuchyňské minutky – nesehnal jsem ještě nějakou pořádnou geekovskou)

7) Výstupem porady jsou úkoly s termíny a zodpovědnosti

8) Jedním z výstupů může být i uspořádání workshopu (pak je nutné, aby měl workshop garanta, který ho zorganizuje)

Co je to workshop?

Workshop je setkání, kde se diskutuje, vymýšlí, brainstorminguje a hádá.

Pravidla workshopu (jsou podobné jako u porady):

1) Workshop někdo organizuje a řídí

2) Je dopředu známé téma

3) Na workshopu je jen ten, kdo má k tématu co říct

4) Na workshopu se hledá, diskutuje a vymýšlí řešení navržené účastníkem – workshop je tedy mnohem kreativnější a otevřenější, než porada

5) Na workshop se chodí už se znalostí tématu, účastník nesmí studovat podklady až na workshopu

6) Workshop by měl mít též vymezený čas, ale je možné tématu věnovat více času než poradě, rozdělit workshop na více částí a je třeba počítat dopředu s tím, že se může workshop protáhnout

7) Cílem workshopu je vymyslet a dát na stůl různé varianty řešení, diskutovat + a –

8) Výstupem workshopu je zápis, v případě potřeby též úkoly

9) Jedním z výstupů může být i uspořádání porady s cílem rozhodnout ve smyslu „tak nad tím se ještě zamyslíme a ve středu se na 15 minut sejdeme a rozhodneme o dalším postupu“ (pak je nutné, aby měla porada garanta, který ji zorganizuje)

Vidíte, že linka mezi poradou a workshopem je hodně tenká a je velmi jednoduché během porady sklouznout do workshopu a o jednom „zajímavém“ tématu brblat třeba hodinu (opačné sklouznutí nevadí).

Zejména ty případy, kdy je naplánovaná porada, která se zvrhne ve vymýšení řešení a dlouhé diskuse „co by kdyby“, mi většinou velmi rychle vysají energii, někdy úplně rozstřelí celý den. O ostatních účastnících ani nemluvě.

Vést poradu je umění, stejně jako vést workshop. Není tedy na škodu znát, nebo si alespoň čas od času připomenout základní pravidla. A v ideálním případě se jimi i řídit.

A jak nakládáte s poradami vy?