Znáte to sami. Ráno začnete něco dělat, najednou je 12 hodin a vy zjistíte, že za 2 či 3 hodiny jste se vůbec nikam neposunuli. Nedávno (před více než 2 měsíci) jsem tu psal o tom, že jsem omezil množství informačních vstupů, neboť bezcílné čtení zpravodajských portálů nevede povětšinou nikam. Respektive vede stále někam, a pak zase někam jinam až to končí tím, že člověk ví hafo informací, ale které mu jsou k … no, ano, k hovnu. Ve chvíli kdy se podaří eliminovat zdroje, které nenesou žádnou důležitou informaci, je potřeba nějak tu hodinu či dvě (3, 4, 5…) denně vyplnit nějak smysluplně. Jenže mozek je též hypertextový a má tendenci skákat od A k B, pak k C, až skončí u P, či ještě hůře u Ž. Pomoc lze hledat jednak u GTD – psal jsem o knize Mít vše hotovo též před nedávnem a samozřejmě i jinde (7 návyků, 4 hodinový pracovní týden and much much more). Jenže samotné přečtení knihy většinou nestačí… Čerpal jsem i ze zkušeností ostatních a proto se nyní se střípkem toho, jak to dělám já, podělím s ostatními.
Co jsem zatím implementoval a poslední dobou používám.
1) Inbox v thunderbirdu mi slouží pouze pro prvotní rozdělení pošty. Po zpracování pustuje do jednoho zúčelově založených složek. Inbox tak často zeje prázdnotou. Účelové složky:
- ACTION (nutno vyřešit asap)
- MEETINGS (informace k poradám – na toto jsem si ještě nezvykl)
- PROJECTS (informace k projektům – toto mi zatím moc nefunguje – většinou jsou tam věci, které už nevyužiju)
- READ (emaily typu NO ACTION, které si chci ale přečíst – většinou nějaké zajímavosti, články apod.)
- SOMEDAY_MAYBE (když si vzpomenu, občas tam mrknu – většinou se jendá o nedůležité a nespěchající věci, které ale nechci úplně zahodit)
- WAITING_FOR (bohužel ne všichni jsou schopni to, co jim přijde emailem zpracovat a odpovědět – takže do této složky si kopíruju emaily, na které očekávám odpověď a je pro mě další průběh důležitý – tedy chci mít někde uchováno, že čekám)
Emaily, které jsou vyřešené přesouvám ručně do složky podle (většinou) jména klienta. Používám v Thunderbirdu doplněk Nostalgy, který umožňuje třídit i bez použití myši – stisknutím ALT+Q se dá napsat začátek jména složky, kam to chci přesunout, pak Enter a jehotovo.
Proč to mám takto složitě? Mám rád systém. Vždy, když u kolegy vidím jeho inbox, kde jsou stovky emailů, některé přečtené, některé nepřečtené a dokonce některé přečtené, ale neoznačené jako přečtené, úplně mě poleje pot a zachvátí panika. V tomhle se nemůže nikdo nikdy vyznat. Já chci svým systémem minimalizovat riziko toho, že bych přehlédl nějaký email, nebo ho zapomněl zpracovat. Myslím, že se mi to daří a tento systém funguje docela dobře.
A za druhé. Měl jsem stresy z inboxu, kde jsem měl důležité emaily, nedůležité i akutní. Vše na jedné hromadě. Tím pádem mě to vždy stresovalo, protože jsem viděl, že tam mám prostě spoustu věcí na vyřízení a mozek už nebyl schopen rozlišit, zda to je důležité, či nikoliv. Před šesti lety jsem začal aplikovat alespon Bezlištové dogma. Ale to prostě nestačilo. Je třeba třídit. A neplatí to jen u odpadů. 🙂
2) ThinkingRock
Pro úkoly, které nechci držet v hlavě, ale chci na ně nezapomenout, používám software ThinkingRock 3.1.2. Je založen na principech GTD. Není dokonalý, ale zatím mi vyhovuje. Nevyužívám ho na 100 %, ale snažím se alespoň základní principy dodržovat. Problém je v tom, že mi moc nefunguje to, že email, který má přijít do ACTION složky, tak přesunu rovnou do ThinkingRock ke zpracování. Technicky to tedy jde (Thinking Rock 3.1.2 umí POP3), problém je v tom, že mi přijde duplicitní, když mám jak ACTION složku v Thunderbirdu, tak v ThinkingRock.
Toto ještě musím vyřešit a doladit. Možná až v době, kdy bude umět ThinkingRock načítat a hlavně zobrazovat emaily i v HTML formátu (přílohy už umí). Emailů v HTML mám většinu a pokud se v TR slije text do jednocho chumlu, není reálné s ním pracovat. A pak druhá věc, kdyby se dalo z TR rovnou na ty emaily reagovat (odpovídat), chrochtal bych blahem… Ale asi chci moc.
3) TW2D2D
Co znamená tato tajemná zkratka? Většinou tak 2x – 3x týdně, dle situace, dělám (terminologií GTD) processing úkolů. Tedy z papírků, ACTION složky v Thunderbirdu a úkolů v IN-BASKETu v ThinkingRock si zpracovávám, co bych měl ten konkrétní den dělat. Většinou se mi toto podaří, když mám málo meetingů. Je-li více meetingů, nebo nějaká jednání mimo office, postup uvedený výše mi zatím moc nefunguje a ani zatím moc nevím proč. Proto jsem schopen TW2D2D dělat jen 2x-3x týdně.
TW2D2D znamená Think What To Do ToDay a je to častá položka v mém kalendáři, většinou v dopoledních hodinách. Tedy "přemýšlím, co bych měl dnes udělat". Vznikne tím jednoduchý seznam, krátký ToDo list, který obsahuje POUZE action položky, o kterém jsem schopen prohlásit, že tyto úkoly dnes stihnu.
Riziko činnosti nazvané TW2D2D je v tom, že ne vždy odhadnu kolik času na jaký úkol padne. Ale to je běžné. Odhady pracnosti je disciplína sama o sobě. Úkoly zpracovávám zhruba v pořadí jejich důležitosti, tak v nejhorším některý přesunu na později.
4) Telefony, meetingy
Meetingy eliminovat neumím. Dokonce někdy jsou dělší, než by měly (podle příruček) být. Ale zastávám názor, že je lepší třikrát něco vysvětlit, třikrát si něco vyříkat nebo prodiskutovat, než díky nedostatku informací něco pokazit. A pak to složitě napravovat. Takže v tomto směru nemám žádnou radu.
Telefony – není úplně vyjímečné, když mám za den 20 telefonátů. Pro někoho je to standard, pro mě to je už větší než malé množství. Jsem rád, že mám tu sílu zvuk telefonu vypnout a nenechat se rušit, protože vím, že:
– naši klienti mají k dispozici jednak helpdesk, který obsluhuje více lidí, takže pokud se mi nedovolají kvůli nějaké technické věci, mohou využít helpdesk
– máme na webu (případně ve smlouvách) i jiné kontakty, takže je vždy kam volat, je-li to akutní
– pokud je třeba mi předat nějakou informaci, lze využít SMS či email – což je dokonce i vhodnější, protože se alespoň můžu na to připravit a pak vyřídit rychleji
– na většinu zmeškaných hovorů samozřejmě většinou reaguji (pokud to není skryté číslo a většinou i pokud to není pevná linka), ale až když mohu
5) A to ostatní …
Jak jsem psal v úvodu, žádná kniha ani návod někoho jiného někomu jinému nepomůže stoprocentně. Každý je jiný, každý má jiné návyky, každému vyhovuje něco jiného.
Já mám například vyzkoušeno, že pokud mám den úplně rozlítaný, tedy schůzky, zařizování atp., nemá vůbec cenu dělat si ToDo list, protože stejně se k němu nedostanu. Neboť do toho běhání mi vždycky vzklouzne nejěký telefon, nějaký problém apod., takže na cokoliv dalšího není prostor.
Naopak, mám-li den, kdy jsem v kanceláři s minimem schůzek, je ToDo list naprosto nezbytný, jinak se neefektivně rozplizávám nevěda, co mě ještě ten den čeká.
Naopak se mi zatím nepodařilo implementovat třídění úkolů podle místa – tedy třeba "Poslat dopis" sice mám v kategorii "Na cestě", ale tím, že neexistuje GTD systém pro PC i PDA (vzájemně kompatibilní), je toto třídení úplně k ničemu.
6) A taky ti ostatní …
Pokud řádky výše někoho inspirují, tím lépe. Pokud to děláte jinak, ještě lépe.
Ale pokud k plnění svých úkolů přistupujete tak, že máte tisíc papírků (na stole, nalepené na monitoru či jinde), inbox v emailovém klientu vypadá jako kdyby emaily náhodně četl robot a na začátku dne (nebo co hůř ani v průběhu dne) nemáte tucha, co máte udělat (a ze delšího horizontu ani nevíte kam směřujete), řešíte jen ad-hoc věci a problémy, a navíc spoustu věcí nosíte jen v hlavě, pak vás stihne trpký osud.
V lepším případě očekávejte úplné vyšťavení, v horším Bohnice (nebo naopak). Neříkám, že na vše lze aplikovat nějaký systém, že se nedá na nic zapomenout, nebo že to nejde jinak. Říkám pouze, že je dobré mít v tom systém a pořádek. Já se o to alespoň snažím.